KTU

Pengertian Tata Usaha

Secara umum tata usaha merupakan penyelenggaraan kegiatan administrasi yang berkaitan dengan tulis-menulis atau pengumpulan data, termasuk dalam hal keuangan dan sebagainya dalam sebuah perusahaan, organisasi maupun negara.

Di bawah ini pengertian tata usaha menurut para ahli:

Menurut Nawawi dan Martini (1996)

Tata usaha adalah kegiatan menghimpun, mengadakan, mencatat, menggandakan, menyimpan serta mengirim berbagai data informasi yang berguna untuk mewujudkan tugas pokok organisasi.

Menurut The Liang Gie (1996)

Tata usaha merupakan serangkaian aktivitas penghimpunan, pencatatan, pengolahan, penggandaan, pengiriman dan penyimpanan berbagai macam keterangan yang dibutuhkan dalam setiap organisasi.

Menurut Saiman (2002)

Tata usaha merupakan suatu kegiatan pencatatan dan penyusunan berbagai macam keterangan. Tujuannya adalah agar keterangan-keterangan tersebut bisa dipergunakan secara langsung sebagai bahan atau sumber informasi bagi siapa saja yang membutuhkan, khususnya pimpinan organisasi/perusahaan yang bersangkutan.

Berdasarkan pengertian-pengertian di atas maka dapat disimpulkan bahwa bagian tata usaha baik di sekolah, kantor,atau instansi lainnya merupakan salah satu bagian yang cukup penting serta cukup sibuk karena paling sering dikunjungi.

Mulai dari pendaftaran siswa baru, pengurusan berkas karyawan, pengurusan berkas kenaikan jabatan dan lain sebagainya.

Semua hal yang berhubungan dengan tulis-menulis dan pencatatan data merupakan tanggung jawab dari bagian tata usaha.

Tugas Tata Usaha

Berdasarkan struktur organisasinya tata usaha terbagi dalam beberapa sub bagian yang mana setiap sub bagian memiliki rincian tugasnya masing-masing. Berikut beberapa tugas tata usaha menurut sub bagiannya:

Kepala TU (Tata Usaha)

• Mengkoordinasi dan melaksanakan kegiatan organisasi/instansi
• Membina dan pengembangan karier pegawai tata usaha
• Memberi penilaian hasil kerja karyawan
• Menyusun program tata usaha
• Membantu mengelola keuangan
• Membagi tugas tata usaha dan pembantu pelaksana
• Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala

Sie Keuangan/Pemegan Kas Cabang (PKC)

• Membuat LPJ keuangan
• Membuat usulan kebutuhan belanja rutin (DUKDA)
• Membukukan semua keuangan rutin, gaji dan kesra
• Merekap daftar hadir pegawai
• Mengambil dan menyimpan dana rutin
• Mengambil dan membayarkan gaji dan kesra karyawan
• Membayar belanja dari dana rutin
• Membuat SPJ penggunaan dana rutin
• Menyusun penilaian kinerja bulanan

Sie Keuangan/Pembantu Bendahara Komite

• Mengetik/membuat surat-surat
• Menerima IPDB/iuran
• Membantu mengerjakan pembukuan komite

Sie Sarana/Prasarana (Investaris)

• Pelayanan penggunaan barang investaris
• Mengusulkan penghapusan barang investaris
• Laporan investaris barang secara berkala
• Membuat daftar kebutuhan barang
• mencatat barang yang masuk ke buku penerimaan
• Mencatat barang yang rusak berat, rusak ringan ke dalam buku keadaan barang
• Menyimpan dokumen barang investaris
• Mencatat barang investarus ke buku induk investaris
• Mencatat barang yang diperbaiki ke dalam buku perawatan
• Menyimpan, merawat, dan memperbaiki barang investaris
• Memberikan nomor kode barang investaris
• Membuat daftar barang investaris tiap ruang

Sie Kepegawaian

• Pelayanan umum administrasi kepegawaian
• Membuat DP3 tahunan
• Membuat laporan kepegawaian sesuai permintaan dinas atau secara berkala
• Mengumpulkan data kepegawaian
• Memasukkan data kepegawaian ke buku induk pegawai
• Membuat SK pembagian tugas karyawan
• Membuat analisa kebutuhan karyawan
• Membuat DUK tahunan
• Membuat data statistik keberadaan karyawan
• Membuat buku kontrol kenaikan pangkat dan gaji berkala
• Mengusulkan kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala, serta tanda penghargaan pengabdian.
• Membuat rekapitulasi kehadiran karyawan

Agenda dan Arsip

• Menulis papan statistik
• Pelayanan surat-menyurat
• Membuat lembar disposisi pada surat masuk
• Mengagendakan surat masuk dan surat keluar
• Menyimpan atau mengarsipkan surat masuk dan keluar pada file sesuai kelompok/klasifikasi surat
• Mengarsipkan dan merawat keutuhan dokumen
• Pengetikan surat-surat

Fungsi Tata Usaha

Dalam menjalankan tugasnya, tata usaha menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:

1. Pelayanan informasi
2. Pelaksanaan urusan keuangan
3. Koordinasi penyusunan rencana, evaluasi program dan anggaran, serta laporan
4. Penyusunan organisasi dan tata laksana
5. Pengelolaan urusan kepegawaian
6. Penyusunan peraturan
7. dan pelaksanaan urusan ketatausahaan, rumah tangga, perlengakapan, dan pengelolaan barang milik organisasi/instansi

Semoga Bermanfaat...... Dari beberapa Sumber